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《企业管治守则修订》及《董事会及董事指引》

引言

2018年07月27日,香港交易所联合有限公司(交易所)刊发了《有关检讨<企业管治守则>及相关<上市规则>条文的咨询总结》咨询总结),将于2019年01月01日对《上市规则》进行若干修订,藉以提高香港上市发行人的企业管治标准。在此之前,交易所于2017年11月发表了《有关检讨<企业管治守则>及相关<上市规则>条文的咨询文件》咨询文件)。

连同《上市规则》修订一起,交易所还发表了《董事会及董事指引》指引),为董事会及董事提供实务建议便于其履行角色及职责,包括建议上市申请人在上市前至少两个月委聘独立非执行董事。该指引不属《上市规则》,亦不构成对《上市规则》规定的修订。

该咨询总结中载列的修订有:

  • 一项新的披露规定,要求发行人解释如果独立非执行董事是该名董事第七家(或以上)上市公司董事时该独立非执行董事可向董事会投放足够时间的原因(《上市规则》附录14修订守则条文第A.5.5条);

  • 守则条文第A.5.6条要求发行人须制定董事会成员多元化政策,并在《企业管治报告》中披露有关政策或其概要,该条文将纳入《上市规则》(新《上市规则》第13.92条);

  • 修订有关选任独立非执行董事的披露规定,包括披露以下方面的新规定:物色被提名人的过程;该人能为董事会带来的观点与角度、技巧及经验;及该人如何促进董事会成员多元化(经修订的守则条文第A.5.5条)。

  • 获延长的禁止期:

    • 前任专业顾问的董事,合伙人或主事人或雇员须经历两年禁止期,而非现有规则规定的额一年禁止期,方可被视为独立于发行人(《上市规则》第3.13(3)条);

    • 发行人现时核数公司的前任合伙人合资格担任发行人审核委员会成员的禁止期由一年延长至两年(经修订的守则条文第C.3.2条);

    • 就于发行人主要业务活动中拥有重大利益的人士引入一年禁止期,之后该人士方可能担任独立非执行董事(经修订的《上市规则》第3.13(4)条);

  • 一项新的披露规定,要求发行人就何以候任董事即使与其他发行人董事互相担任对方公司董事职务或透过参与其他公司或者机构与其他董事有重大关系亦被视为独立的原因(附录14新的建议最佳常规第A.3.3条);

  • 根据《上市规则》第3.13条规定厘定董事独立性时,相同的因素亦适用于该董事的直系家属(《上市规则》第3.13条新的附注2);

  • 一项新的规定,即在发行人《企业管治报告》中披露其提名政策(《上市规则》附录14的经修订的强制披露要求第L.(d)(ii)条);

  • 修订规定,要求独立非执行董事(并非现时规定的所有非执行董事)至少每年与主席举行会议(经修订的守则条文第A.2.7条);

  • 一项新规定,要求发行人应订有派付股息的政策并于年报内披露(新守则条文第E.1.5条);及

  • 交易所不会准许发行人在股东默示同意情况下以电子方式发布公司通讯。

《企业管治守则》及《企业管治报告》

附录14 《企业管治守则》及《企业管治报告》(企业管治守则)包含两个层面的建议:守则条文及建议最佳常规。

发行人被期望遵守(但可以选择偏离)该等守则条文。但是,守则条文应受「不遵守就解释」条文规定的约束;即发行人须披露其是否已遵守守则条文,并在中期报告(及中期报告总结,如有)及《企业管治报告》(及财务报告终结,如有)(纳入年报)中就其对守则条文的任何偏离提供经考虑的原因。

另一方面,建议最佳常规具自愿披露性质,且仅供指导之用。鼓励发行人(但不强制规定)陈述其是否已遵守该建议最佳常规并就任何偏离提供经考虑原因。

另外,发行人须在其《企业管治报告》中包含《企业管治守则》第G-P段所载强制披露要求范围内的所有资料(强制披露要求)。

《企业管治守则修订》

独立非执行董事

独立非执行董事担任过多公司董事职务与可付出的时间

修订守则条文第A.5.5条,如果候任独立非执行董事职务将是该名董事第七家(或以上)上市公司董事职务,致股东通函(随附于选任独立非执行董事的决议通知)中应提供该独立非执行董事可投放足够时间的原因。

是项守则条文适用于独立非执行董事获选加入一家新公司的董事会以及重新获选连任的情况。香港交易所在是次咨询总结中不认同数名回应人士的以下意见-在同一上市发行人集团旗下公司出任独立非执行董事应只计作担任一项董事职务。

独立非执行董事是否能够向发行人投放足够时间取决于若干因素,包括:

  • 鉴于发行人的活动水平预期独立非执行董事的参与程度-例如,可以期望独立非执行董事对正处于一个活动量特别增加期间的发行人投入更多时间,例如在进行某项收购期间;

  • 该独立非执行董事是否将担任已上市发行人的任何董事会及/或董事委员会主席;

  • 该独立非执行董事的董事委员会会员资格;

  • 该独立非执行董事是否为另一上市发行人的行政总裁或全职执行董事;及

  • 该独立非执行董事是否已在不同上市公司董事会任职及/或在政府或非盈利组织有许多重大时间投入。

根据该咨询总结,评估独立非执行董事的时间投入时应将其他方面的重大承担投入纳入考虑。因此,交易所提述了守则条文第A.6.6条,该条文要求每名董事应于接受委任时向发行人披露其于公众公司或组织担任职位的数目及性质以及其他重大承担,其后若有任何变动亦应及时披露。

选任独立非执行董事

我们将修订《企业管治守则》,规定董事会在选任独立非执行董事的决议案通知随附的致股东通函中须列明:

  1. 物色被提名人的过程;

  2. 该被提名人能为董事会带来的观点与角度、技巧及经验;及

  3. 该人如何促进董事会成员多元化。

影响独立非执行董事独立性的因素

前任专业顾问的禁止期

将修订《上市规则》第3.13(3)条延长前任专业顾问的董事、合伙人或主事人或雇员的禁止期至三年,之后方可被视为独立。

目前,《上市规则》第3.13(3)条规定假如专业顾问的董事、合伙人或主事人或雇员已于建议被委任之前的一年内提供服务,则其独立性可能会被质疑。《上市规则》亦将进行轻微修订,藉以回应以下意见-严格解读现有草拟本仅会限制现任(而非前任)董事、合伙人、主事人或雇员。

咨询文件中建议修订《上市规则》第3.13(3)条,使专业顾问须经历三年禁止期,方可被视为独立。仅略过半数的回应意见支持该建议,且对于禁止期多长才算适当回应人士的意见相当分歧,由一年至五年不等。为回应因认为三年禁止期过于严格而反对该建议的声音,交易所表示少数可能与发行人有联系专业人选会被减少,且发行人应更广泛寻找有丰富经验的专业人士,并说服他们成为董事会成员的优势。经考虑国际最佳惯例并权衡各类观点后,交易所认为最合适的做法是将禁止期延长至两年。

前任核数合伙人的禁止期

有关前任合伙人的禁止期,将透过修订《企业管治守则》,把发行人现任核数公司的前任合伙人担任发行人审核委员会成员的禁止期,从一年延长至两年。

该咨询文件中建议将禁止期延长至三年。然而,前任核数合伙人的禁止期应与专业顾问一致(即同为两年)。

有关在业务活动中拥有重大利益的禁止期

我们将修订《上市规则》第3.13(4)条,就于发行人主要业务活动中拥有重大利益的人士候任独立非执行董事引入一年禁止期。

香港交易所注意到即使个别人士不拥有实际权益,仍会有观感问题。

不同发行人董事相互担任对方公司董事职务或与其他董事有重大联系

我们将引入建议最佳常规(第A.3.3条),建议董事会解释何以个别候任董事即使与其他人士相互担任对方公司董事职务或透过参与其他公司或团体与其他董事有重大联系,其仍被视为独立。根据建议最佳常规第A.3.3条附注,当两个(或更多)董事相互担任对方公司的董事职务时,不同发行人董事相互担任对方公司的董事职务的情况便会存在。

交易所认为将此项披露建议作为一项建议最佳常规(而非守则条文或者《上市规则》条文)是合适的做法。不过,将来交易所可能会考虑在合适时并经咨询市场后提高此项建议条文的要求。

亲属关系

将附注2引入《上市规则》第3.13条,以便在根据《上市规则》厘定董事独立性时同样的因素亦适用于该董事的直系家属。有关「直系家属」的定义将与《上市规则》第14A.12(1)(a)条所采纳的一致,即「其配偶,其本人(或其配偶)未满18岁的(亲生或领养)子女或继子女」。

董事会成员多元化

多元化政策

现时的守则条文第A.5.6条规定发行人须制定董事会成员多元化政策,并在其《企业管治报告》中披露有关政策或概要,该项条文将提升为《上市规则》的一项规定(即新的《上市规则》第13.92条)。相较于澳大利亚(仅以「不遵守就解释」条文规定上市发行人披露其多元化政策)及英国(仅要求某些大型上市公司须在其企业管治守则中描述其多元化政策)而言,这一规定更为严格。

新《上市规则》附注规定董事会多元化因应每名发行人的情况而各有不同。多元化可透过多项因素达到,包括(但不限于)性别、年龄、文化及教育背景,或专业经验。发行人应考虑本身的业务模式及具体需要,并披露为此所使用因素的理据。

根据该指引中多元化政策章节规定,应根据发行人自身情况制定多元化政策,并应考虑以下指引:

  • 说明多元化(包括性别多元化)的益处,以及阐明能够在最大程度上招揽各类不同人才加以留聘及激励员工的重要性;

  • 传达发行人致力实现全方位多元化的承诺,包括性别、年龄、文化及教育背景或专业经验;

  • 每年评估发行人自身的多元化状况,包括高级管理层及其直接下属性别占比,以及实现多元化目标的进展;

  • 确保所有级别人员的招聘及甄选均按能够确保招揽多元背景的人选供发行人委聘的方式进行架构;及

  • 说明发行人可有识别并落实有关计划,以便培养背景更广阔更多元化而富有工作经验及技能的雇员,并假以时日可让他们升任高级管理层及董事会董事职位。

该指引还推荐了董事会技巧矩阵,以图表方式展示董事会成员的技巧,经验及观点与角度,有助于董事会评估其当下的优点及能力以至了解他们如何可为发行人的战略方向及继任计划及多元化做出贡献,并找出任何可能存在的不足。

披露董事会技巧矩阵被视为是个很好的做法,且投资者赞赏董事会选任董事的透明度。虽说不可能会有适合于所有发行人的通用标准,但一般而言标准都会包括:行业或专业知识及经验、性别、技术技巧及管理经验。

提名政策

修订《上市规则》附录14强制披露要求中第L(d)(ii)段,订明发行人须在其《企业管治报告》中披露其于该年度采纳的董事提名政策。

香港交易所注意到根据是次咨询对《上市规则》条文及守则条文的修订意味着董事会及/或提名委员会将受到更严格的监督,且提名委员会的工作将接受更多监督。若提名委员会妥为履行其职务及职能,董事会的效率及成员多元化方面当会有更佳表现。

该指引就提名委员会的工作范围及提名政策给出了建议。发行人在制定提名政策时应考虑下列指引:

  1. 提名政策应列明目标,当中应包括确保董事会成员具备切合发行人业务所需的技巧、经验及多元观点;

  2. 提名政策应强调甄选并委任董事的最终责任由全体董事承担;

  3. 提名政策应列出甄选、委任及重新委任董事的程序,其中附有甄选标准,包括(但不限于)考虑个别人选可为董事会的资历、技巧、经验、独立性及性别多元化等方面带来的贡献;

  4. 提名政策应审议董事会成员的继任规划,并定期作出检讨;

  5. 提名政策应包含如何向发行人股东及潜在投资者披露提名政策及达成提名政策中载列目标的进度,例如在《企业管治报告》中披露;及

  6. 提名政策中应设计一项检讨及监察提名政策的正式程序,以确保提名政策继续切合发行人的需要,同时反应当前监管规定及良好企业管治常规。

董事出席会议事宜

董事出席股东大会

该咨询文件中建议删除守则条文第6.7条最后一句(「独立非执行董事及其他非执行董事」亦应出席股东大会,对公司股东的意见有全面、公正的了解),以消除市场对该守则条文的种种不一致诠释,因为就遵守该项条文是否意味着需要总是出席会议不同的发行人有不同的理解。鉴于是次咨询期间收到一些可能会鼓励董事不出席股东大会的意见,这一句修改为:「一般而言他们亦应出席股东大会,对公司股东的意见有全面、公正的了解。」

主席与独立非执行董事的年度会议

将修订守则条文第2.7条,订明独立非执行董事(而非要求包含独立非执行董事在内的非执行董事的现时条文)须至少每年与主席举行会议(无需其他董事在场)。

股息政策

将引入守则条文第E.1.5条,规定发行人制定股息支付政策并在年报中披露。

电子发布公司通讯-默示同意

在该咨询文件中,香港交易所征求市场意见,是否修订《上市规则》,接受发行人可在股东默示同意情况下以电子方式发布公司通讯。虽然绝大部分回应人士支持该项建议修订,但是香港交易所不会采纳有关机制,除非香港公司法就公司通讯有意批准默示同意。

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